Normalmente, diante de um conflito, os envolvidos procuram a orientação de um advogado.
Se ambos ou um deles busca uma solução amigável, rápida e construtiva, é possível que se deparem com um advogado colaborativo. Esse advogado irá orientá-los sobre essa possibilidade de solução do conflito.
Esse primeiro contato inclui a explicação sobre as regras de um processo colaborativo, que são, resumidamente, as seguintes:
1. Os envolvidos assinarão um termo de participação em processo colaborativo, definindo o assunto a ser tratado;
2. As partes voluntariamente apresentarão todas as informações e documentos relevantes ao assunto em questão;
3. As partes concordam em usar da boa-fé e se esforçar para atingir um acordo aceitável para todos;
4. Cada parte será representada por um advogado cujo contrato de representação acabará na hipótese de ser praticado qualquer ato judicial;
5. As partes poderão contratar profissionais da saúde e de finanças cujo trabalho terminará na hipótese de ser praticado qualquer ato judicial;
6. As partes também poderão contratar conjuntamente outros experts, conforme a necessidade (ex: psicólogo infantil).
Havendo interesse do cliente nesse tipo de solução, ele mesmo poderá expor a possibilidade ao outro envolvido no conflito. Também é possível que o advogado elabore uma carta-convite, explicando brevemente o que é um processo colaborativo e indicando onde a pessoa poderá encontrar outros advogados colaborativos, que poderão orientá-la mais detalhadamente.
Definidos os dois advogados, ambos terão reuniões individuais com seus clientes, reforçando as regras do processo, tirando suas dúvidas, explicando o que deverão esperar do processo e da primeira reunião em grupo. Além disso, o profissional irá ajudá-los a identificar suas necessidades e interesses, solicitando que reúnam a documentação pertinente, elaborando uma pauta para a primeira reunião, entre outros. Após, os advogados conversarão sobre a pauta elaborada por cada um, realizando ajustes e adequando aos interesses dos dois clientes.
Normalmente, depois dos entendimentos individuais dos advogados com seus clientes, acontecerá uma reunião a quatro (envolvidos e seus advogados). Nessa reunião, os advogados explicarão novamente como funcionará o processo, ou seja, serão estabelecidas as regras de comunicação e outras regras individuais para o caso específico. Além disso, será confirmada a vontade dos envolvidos em participar de um processo colaborativo, relendo, elucidando e assinando o termo de participação e não-litigância.
Caso haja questões urgentes a serem tratadas, elas poderão ser definidas em uma primeira reunião, trazendo tranquilidade e segurança para que as partes se prepararem para a solução definitiva do caso em questão.
A grande vantagem do processo colaborativo é que ele pertence aos envolvidos. São eles que criarão o seu procedimento, decidirão as datas das reuniões e assuntos a tratar. Desse modo, não há um procedimento único possível.
Assim, por exemplo, se os advogados perceberem, ou os próprios envolvidos, que estão muito abalados ou que não estão prontos para uma reunião a quatro, pode-se, por exemplo, estipular que cada envolvido será assistido por um coach individual anteriormente. Essa assistência ajudará cada um a estabelecer seus desejos e objetivos com clareza, a recobrar a segurança, a definir estratégias para comunicar o que precisa de maneira que seja ouvido, a ter objetividade e a iniciar o processo emocional de elaboração do conflito.
Também é possível estabelecer, por exemplo, que os profissionais da saúde participem logo da primeira reunião, ou mesmo das próximas, se isso trouxer mais segurança aos envolvidos.
Ao se deparar com questões financeiras de alta complexidade, que tornariam infrutífera uma reunião a quatro, pode-se também estabelecer, por exemplo, que os envolvidos contem com a participação de um assessor financeiro, que os ajudará a enxergar objetivamente a questão financeira em foco.
Se houver menores envolvidos, poderá ser ouvido um profissional neutro (em geral um psicólogo infantil) apto a escutar a criança, auxiliar os envolvidos, orientá-los, tirar suas dúvidas.
Enfim, tudo pode ser conversado e adaptado à realidade das pessoas envolvidas. O processo seguirá no tempo deles, respeitando sua disponibilidade, seu tempo emocional ou sua urgência, a necessidade dos filhos, entre outras prioridades.
Quando finalmente o acordo for atingido e elaborado em conjunto pelos envolvidos, os advogados adaptarão a redação aos termos jurídicos e se, necessário ou desejado pelas partes, providenciarão a homologação judicial ou lavratura de instrumento público.
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